はじめに
皆さん、こんにちは！
東大卒、大手化学メーカー勤務の社会人2年目マーケティング担当のらいくです。
就活生や若手社会人に向けて、キャリアを考えたり自己投資をしたりするうえで役立つブログ記事を書いています！
突然ですが、皆さんは会議は好きですか？
会社で働いていると、ほぼ毎日会議がありますよね。
中には、無駄な会議だなと思っている読者さんもいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は、私がこれまでの社会人生活で培ってきた、会議で成果を出すためのコツを解説していきます。
その前に、どんなやつが書いている記事なのか知りたい方もいらっしゃると思うので、私の簡単なプロフィールをご紹介します。詳細はコチラをご覧ください。
- 東京大学文科三類現役合格、文学部社会心理学専修卒業
- 大学時代、体育会運動部主将
- 某大手化学メーカー、社会人2年目、マーケティング担当
- TOEIC 910、ウェブ解析士、Advanced Marketer
「また会議か…」
こんなため息、日本のオフィスならどこでも聞こえてくるかもしれません。
日本の企業には、どうしても会議が多いという特徴があります。
しかし、その多くが目的がはっきりせず、結果として成果が出ていないこともしばしばあります。
これは、私自身が日々の業務の中で目の当たりにしている現実です。
「会議の目的は何だったのだろう…」会議後にこんな疑問を持った経験は、あなたにもあるのではないでしょうか？
会議が持つ本来の力を引き出し、生産的な時間に変えていくことです。
それは私たち一人ひとりの意識改革から始まります。
このブログは、そんな会議のあり方に一石を投じたいと考えています。
具体的には、以下のような読者の皆さんに役立つ情報をお届けします。
- 今後新入社員として、会議の場で成果を出し、周囲から信頼されたいと考える就活生の方
- 日々の会議を有効に活用し、キャリアアップにつなげたい若手社会人の方
- チームや部署内の会議を効率的に進行し、組織全体の生産性を向上させたい中堅社員やマネージャー層の方
今回は、私がこれまでの経験から培ってきた、会議の中で成果を出すためのコツを、具体的に解説していきたいと思います。
あなたの毎日の会議が、ただの義務ではなく、実り多い時間に変わることを願っています。
それでは行きましょう！
会議の目的を明確にする
ここからは、会議を効果的に進めるための第一歩、すなわち「会議の目的を明確にする」ことについて、具体的に深掘りしていきましょう。
会議の目的がはっきりしないことが多いんだよなあ。。。
会議はその目的によって大きく3つに分類することができます。
「情報共有」「議論」「意思決定」という3つの要素です。
これらの目的を理解し、適切に使い分けることが、生産的な会議を実現する鍵となります。
情報共有
このタイプの会議は、進捗確認や報告などを目的としています。
チーム全体で同じ情報を共有し、目線を合わせることが重要です。
たとえば、プロジェクトの進行状況を共有する会議では、各メンバーが自身の担当部分の更新情報を発表し、全体の進捗を把握します。
このタイプの会議では、情報の明瞭さと簡潔さが求められます。
議論
ブレインストーミングや特定の問題に対する意見交換が主な目的です。
ここでは、新しいアイデアを創出したり、多角的な視点から問題解決の道を探ることが目標となります。
たとえば、新製品の開発に関する会議では、さまざまな部署からのアイデアを集め、どの方向性が最も効果的かを検討します。
「議論」というと、激しく言い合うような様を想像するかもしれませんが、お互いの意見をよく聞き、建設的な態度をとることが重要です。
このタイプの会議では、オープンな発想と建設的なフィードバックが求められます。
意思決定
最終的な決断を下すことがこのタイプの会議の目的です。
ここでは、会議の中で決定を行い、次のアクションへと移行します。
たとえば、予算割り当てや戦略の承認に関する会議では、提案された選択肢の中から最善のものを決定し、具体的な実行計画に移ります。
このタイプの会議では、十分な情報に基づく明確な意思表示と決断力が求められます。
ここで重要なのは、会議のタイプに応じてアプローチを変えることです。
目的が明確でなければ、会議はただの時間の浪費になりかねません。
次章では、これらの目的に基づいた会議の進行方法について、さらに掘り下げていきます。
事前準備の重要性
前章では、会議の目的を明確にすることの重要性について説明しました。
会議が成功するかどうかは、その目的をどれだけ達成できるかにかかっていますが、この目的を達成するためには「事前準備」が不可欠です。
事前準備を怠ると、会議は方向性を見失い、生産性を損なう可能性があります。
では、具体的にどのような事前準備が必要なのでしょうか。
ここでは、特に重要な「論点の整理」と「ストーリーの想像」に焦点を当てて解説します。
論点の整理
会議の目的に照らし合わせて、取り扱う内容を具体的に整理しましょう。
たとえば、情報共有の会議であれば、どの情報が重要で、どのように伝えるべきかを考えます。
また、意思決定の会議では、検討すべき選択肢や、それらに関連するデータや事実を整理しておくことが重要です。
この論点の整理により、会議の流れがスムーズになり、必要な議題に集中することが可能になります。
ストーリーの想像
次に、会議の中でどのような話が展開される可能性があるかを想像します。
論点に対して、参加者がどのような考えを持っているか、またどういった方向性で議論が進む可能性があるかを想定しておくことです。
この想像を行うことにより、会議中の突発的な意見や質問にも対応しやすくなり、また、自身がどのタイミングで発言するかも計画しやすくなります。
会議の限られた時間内で、重要な話題をクリアに伝え、話が余計な方向に進むことを防ぐためには、事前準備が欠かせません。
次の章では、自分のスタンスを明確にすることの重要性について、さらに掘り下げていきます。
自分が会議においてどのような役割を果たし、どのように貢献できるかを明確にすることで、会議の質を一層向上させることができるのです。
自分のスタンスを明確にする
前章では会議の事前準備として、論点の整理とストーリーの想像について説明しました。
この章では、さらに一歩進んで、「自分のスタンスを明確にする」ことの重要性に焦点を当てていきます。
会議ではただ情報を共有するだけでなく、自身の考えを伝え、時には会議をリードすることも求められます。
そのためには、自分の立場や意見、会議における目標をはっきりさせる必要があります。
スタンスの明確化とは
自分のスタンスを明確にするとは、自分が会議でどのような役割を担い、どのような立場で話を進めるかを決定することです。
予め想像した会議のストーリーに基づき、自分の意見や立場を固め、どのように会議を自分の望む方向に導くかを構想します。
これにより、会議中の発言に迷いがなくなり、自信を持って発言できるようになります。
発言の瞬発力と質の向上
自分のスタンスが明確であれば、発言する際に瞬時に適切な言葉を見つけることができます。
また、発言の内容もより具体的で説得力が増します。
これは、特に予期せぬ質問や反論があった場合に、冷静かつスムーズに対応するのに役立ちます。
たとえば、あるプロジェクトの方向性について意見を求められたとき、自分のスタンスが「リスクを避け、安定性を重視する」と明確であれば、その立場に基づいて具体的な提案や意見が即座に提供できます。
逆に、自分のスタンスが曖昧だと、その場で考える時間が必要になり、発言が不確かで影響力に欠けるものになりかねません。
スタンスを明確にすることは、三浦崇宏氏の著書『言語化力』でも解説されています！ぜひご一読ください！
次の章では、発言する際のコミュニケーションスキルに焦点を当て、特に積極的な発言方法について掘り下げていきます。
自分のスタンスが明確であればあるほど、他の参加者とのコミュニケーションもスムーズになり、会議の生産性をさらに高めることができます。
積極的な発言
前章で、会議における自分のスタンスの明確化について議論しました。
その自信を背景に、この章では「積極的な発言」の重要性にフォーカスします。
会議は多様な意見の交換の場ですが、意外と多いのが、発言せず静かに時間を過ごす人たちです。
しかし、会議に参加していても、一言も発しないということは、その場にいないのと同じです。
あなたの存在が認知されず、あなたの考えや意見が全く反映されない状況になります。
積極的に発言することで、自分の存在感を示し、会議への貢献を明確にすることができます。
もやもやを残さない
発言することは、自分の中の違和感や疑問を解消する手段でもあります。
何かもやもやとした感情や腑に落ちないような部分がある時、それを会議中に表現することで、自分だけでなく他の参加者の思考も促進できます。
時には、その違和感が重要な議題へとつながることもあります。
発言のタイミング
もちろん、会議の主目的や進行のストーリーを考慮しながら、適切なタイミングでの発言が重要です。
しかし、あまりにも完璧なタイミングや内容を追求しすぎると、結局は声を上げる機会を逃してしまうかもしれません。
たとえ価値が低いと思えることや、他の人と似たような意見であっても、発言すること自体が重要です。
それにより、会議の中での発言のハードルが下がり、議論が活発化します。
積極的な発言は会議の生産性を高めるだけでなく、あなた自身のプロフェッショナルな成長にも繋がります。
まとめ
いかがでしたか？
このブログ記事を通して、私たちは会議の有効性を高める方法について、多角的に掘り下げてきました。
会議の目的を明確にし、事前準備の重要性、自分のスタンスの明確化、そして積極的な発言の価値について学びました。
これまでの内容をまとめ、重要なポイントを再確認します。
- 会議の目的を明確にする
情報共有、議論、意思決定の3つの目的を理解し、会議をそれに合わせて設計します。 - 事前準備の重要性
論点の整理とストーリーの想像を行い、効率的で生産的な会議を実現します。 - 自分のスタンスを明確にする
会議中の自分の振る舞いを計画し、発言の瞬発力と質を高めます。 - 積極的な発言
発言することで自己存在を示し、もやもやを残さず、議論を活性化します。
解説したこれらのコンセプトを実践に移すことで、ただの知識から実際のスキルへと昇華させることができます。
会議の効率性を高めることは、個人のキャリア成長だけでなく、組織全体の生産性向上にも寄与します。
是非、これらのポイントを実際の会議に応用し、効果を実感してみてください。
また、このブログを読んで、「こんな工夫をしている」「こんな方法もある」というアイデアがあれば、ぜひコメントで共有してください。
皆さんの貴重な経験やアイデアは、他の読者にとっても有益な情報となるでしょう。
この記事が皆さんの会議の質を向上させるきっかけとなることを願っています。
会議は、ただの義務ではなく、アイデアと情熱が交差する創造的な場に変えることができます。それでは、実践あるのみです！
最後に
長文になりましたが、最後までお付き合いいただきありがとうございました！
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ではまた！
次回も、らいくと一緒に成長していきましょう！
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